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Liderança
Se as empresas buscam cada vez mais aumentar a performance na entrega de seus resultados através das pessoas, é inconcebível pensar que milhares de colaboradores podem estar ocupando o seu tempo em algo que não trará retorno para a organização.
As reuniões são importantes para os alinhamentos organizacionais, bem como para promover discussões em busca de definições de estratégias corporativas. Contudo, elas não precisam ser longas. Em muitos casos, aliás, elas se quer precisam acontecer, ou pelo menos não na mesma frequência.
No contexto da pandemia, quando as agendas online dominaram boa parte das operações corporativas, o número de reuniões também cresceu e isso tem causado incômodos – e prejuízos – mundo afora.
David Braga, CEO da Prime Talent e professor convidado pela Fundação Dom Cabral.
Nesta entrevista, ele comenta sobre os malefícios disso para as pessoas e corporações, e dá caminhos para reversão do cenário. Acompanhe.
Recentemente, o Seja Relevante publicou matéria mostrando que um terço das reuniões corporativas nos EUA são desnecessárias. Como você vê esse cenário no Brasil?
As reuniões improdutivas sempre fizeram parte do contexto organizacional globalmente, mas este cenário acentuou após a pandemia da Covid-19, uma vez que as reuniões foram para o ambiente online em inúmeras plataformas (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, etc). E, se falamos em reuniões improdutivas, é preciso lembrar que alguém está pagando por esta ineficiência, indo contra a máxima de que “tempo é dinheiro”.
Como saber se uma reunião é ou não produtiva?
Para que uma reunião seja produtiva e eficiente, com eficácia, é preciso ter pauta definida e clareza do que cada participante precisa entregar na reunião. Evidentemente, dar conhecimento prévio aos participantes é de vital importância, para que eles tenham tempo hábil para se prepararem, pois do contrário, poderão ser expostos de forma desnecessária, o que afeta inclusive o engajamento. Cada vez mais a alta gestão das empresas está de olho nos profissionais improdutivos, pois isso instaura uma cultura ineficiente e morosa. Cabe aos profissionais de RH apoiar neste processo de conscientização das lideranças, trazendo boas práticas para a gestão de reuniões mais produtivas. Se “escada lava-se de cima para baixo”, é preciso que esta transformação aconteça desde o board das companhias até os níveis iniciais, proporcionando empresas mais ágeis.
Você acha que a popularização (facilidade de marcar uma reunião, por ser online) banalizou a prática?
Durante os últimos três anos, nos quais a pandemia da Covid-19 virou do avesso nossa forma de trabalhar, nos acostumamos a lotar a agenda digital de meetings, calls, videoconferência, live e mais uma centena de nomes que queiram dar à boa e velha reunião. Além dos mil e um aplicativos que tivemos de baixar em nossas máquinas e lidar com eles, tivemos de aprender também a participar de reuniões improdutivas. Com a facilidade dos agendamentos online, cresceu, sim, o agendamento de reuniões improdutivas no Brasil, e é preciso reverter este cenário através da conscientização de todos nas empresas. Aprender a realizar reuniões objetivas e eficazes é um passo fundamental para se desgarrar de hábitos nocivos ao desempenho da empresa e do profissional. É claro que toda mudança cultural precisa ser acompanhada e muito bem gerenciada, mas sempre é possível mudar comportamentos, em busca da melhoria contínua. Como tudo que fazemos em nossa vida, uma reunião não pode ocorrer de forma aleatória, sem preparo. Isso é uma premissa para dar tudo errado.
O que qualifica uma reunião necessária ou desnecessária? Como saber se uma reunião “poderia ter sido um email”? Existe situação contrária, em que um email deveria ser uma reunião?
As reuniões – sejam presenciais ou remotas – são uma ferramenta importante para qualquer negócio, pois possibilitam alinhar os objetivos e garantir que todos estejam na mesma sintonia. No entanto, devem ser pensadas para beneficiar os envolvidos, pois ninguém gosta de encontros improdutivos. Reclamamos, diariamente, da falta de tempo, mas será que temos consciência de que forma estamos empenhando nossas horas? Muitas vezes, se pararmos para analisar o que fazemos durante o dia, vamos nos dar conta de que passamos a maior parte dele em reuniões. Em diversos casos, esse encontro poderia se resumir a um e-mail mesmo. Mas os Zoom’s, Google Meet’s e Webex’s da vida se emaranharam na rotina de nossas agendas, tornando possível marcar um compromisso atrás do outro, sem se preocupar em reservar salas físicas ou ter aquela pausa para o café. As reuniões precisam ser planejadas com pauta clara e definido qual o objetivo a ser buscado, bem como quais são as pessoas essenciais que precisam estar presentes. E é preciso deixar de lado o tabu que uma reunião eficiente precisa demorar muito tempo. É possível ter reuniões curtas e alinhamentos breves com todos da equipe, especialmente para a tomada de decisão em cocriação e colaboração. Do contrário, um e-mail para informar novas políticas ou decisões já tomadas, por exemplo, é o suficiente para substituir uma reunião online ou presencial.
Há algum tempo viralizou uma imagem (fake) de que o Google tinha colocado uma ferramenta para mensurar o custo de cada reunião e apresentar isso para a pessoa que tivesse marcando, a fim de que a pessoa pudesse avaliar se aquele encontro era realmente necessário. Você acha que essa poderia ser uma solução? As pessoas têm consciência de quanto uma reunião inútil todo dia pode impactar no faturamento de uma empresa?
Por tamanha relevância do tema e impacto no faturamento da empresa, por conta da improdutividade, é preciso que as organizações tenham uma área de Recursos Humanos estratégica, para apoiar na capacitação e conscientização das principais lideranças quanto aos impactos de reuniões improdutivas, pois isso trará resultados danosos para a companhia, seja no faturamento ou seja no engajamento dos colaboradores. Aos poucos, é possível instaurar uma cultura de reuniões mais produtivas e até mesmo respeitosas. Afinal, se a agenda de alguém está sendo comprometida desnecessariamente, isso terá impactos negativos. Mas essa conta não pode ser apenas do RH. Se você participa de reuniões improdutivas, não há problema em dar um feedback ao seu líder quanto a isso e até, quem sabe, apoiá-lo nessa construção em conjunto. Já sabemos que ninguém tem todas as respostas, nem mesmo as lideranças. Portanto, este clima de colaboração faz toda a diferença no contexto organizacional.
Entre as reuniões mais polêmicas, estão as de equipe (daily scrum, 1:1…). Em times trabalhando em regimes híbridos, esses alinhamentos são necessários para que todos estejam integrados, mas como fazê-los de uma forma mais assertiva?
Para ser proveitosa, uma reunião precisa de planejamento estratégico. Estabelecer um limite de tempo, ter uma pauta clara dos assuntos que serão tratados, além de checar tudo o que será necessário: desde questões de tecnologia até materiais. E se a reunião for presencial, é preciso avaliar o ambiente, pois ele influenciará no resultado final do encontro. Uma reunião para construir um plano de marketing, por exemplo, pede um local apropriado para que as ideias fluam, como um espaço aberto e arejado.
É também vital dar conhecimento prévio sobre a reunião. Afinal de contas, as pessoas que lá estarão têm algum papel, alguma relevância ou mesmo precisarão interagir. Logo, deverão se preparar. Do contrário, o encontro será como muitos outros, ou seja: longo, enfadonho e pouco produtivo. Isso o torna uma perigosa fonte de desperdício de tempo em qualquer negócio, principalmente naqueles de pequeno porte, em que os recursos são escassos, e cada minuto é valioso.
Reuniões produtivas são encontros com a equipe ou superiores que servem para tomar ou alinhar uma decisão, estabelecer pautas, direcionar novas ações, avançar na discussão de um tema complexo e importante, ou mesmo apresentar os resultados de um projeto. Portanto, elas precisam de um planejamento eficiente e gestão de tempo, seja online ou presencial.
Qual é o papel das lideranças para a produtividade das reuniões?
Importante lembrar que uma boa reunião está atrelada a uma boa comunicação de quem é o sponsor. Ou seja, o líder da reunião. Ser claro, objetivo, conciso e direto é de vital importância, para manter os times bem alinhados quanto à estratégia da companhia e o que será discutido, adaptando a sua linguagem aos diversos públicos, muitas vezes presentes, com idades, repertórios, objetivos distintos e em formatos dos mais variados possíveis (online e/ou presencial).
