Grupo Elfa fatura R$ 240 milhões com uso de solução de IA Generativa para cotação 

O Grupo Elfa, um dos líderes na distribuição de medicamentos e produtos para saúde no Brasil, enfrentava um desafio significativo em 2024: a necessidade de processar milhares de itens de cotação. Com 7 mil hospitais, 100 mil clínicas e 700 planos de saúde na carteira de clientes, o volume de pedidos diários era imenso.

Para complicar, as solicitações de cotação chegavam por e-mail, planilhas, mensagens e nos mais variados formatos, exigindo, por vezes, dois até quatro dias para serem processadas. O resultado era um alto volume de oportunidades desperdiçadas e perda de faturamento. Além de insuficiente para dar conta do volume de pedidos, a equipe de vendas ficava presa a tarefas operacionais, não conseguindo focar na negociação e no relacionamento com o cliente.

Foi a partir desse cenário que a empresa decidiu utilizar recursos de inteligência artificial generativa (Gen AI) para criar o CotAI, uma ferramenta automática de processamento de cotações. Com o apoio da consultoria A3Data, o Grupo Elfa reinventou essa parte de sua operação.

Solução de IA se tornou copiloto da equipe

Em doze meses, o uso do CotAI, que se tornou um verdadeiro copiloto da equipe comercial, resultou em um aumento de R$ 240 milhões no faturamento, um salto impressionante em relação aos R$ 6 mil registrados no primeiro mês de adoção.

Para Rafael Tobara, diretor executivo de TI, Digital, Inovação e Customer Experience do Grupo Elfa, os números são resultado do aprimoramento contínuo da solução de IA.

Isso é possível porque a ferramenta transforma dados não estruturados em informação acionável. Explicando: os clientes enviam pedidos em diversos formatos (PDF, Word, texto, Excel, HTML, fotos de itens escritos à mão, por exemplo). Além de estruturar essas informações e interpretar detalhes como tipo de molécula, marca preferida e dosagem, a ferramenta padroniza os pedidos.

“A taxa de acurácia é de 99,2%, superando, em algumas situações, a precisão humana”, ressalta Tobara.

Na etapa seguinte, o CotAI cria automaticamente uma oportunidade no CRM, verifica a melhor logística e o prazo de entrega, elaborando o que seria o melhor preço para o cliente. A ferramenta então relaciona todos os produtos e disponibiliza a proposta para validação do vendedor.

Antes da automatização, os profissionais de vendas levavam, em média, 40 minutos para processar um pedido de cotação com 100 itens. Hoje, essa fase consome apenas alguns segundos, permitindo que os vendedores experientes levem de 2 a 3 minutos para confirmar a cotação.

“Ele agora é um colaborador estratégico, focando em negociação e relacionamento, e até aplicando descontos adicionais”, detalha o diretor do Grupo Elfa.

Jornada de compras mais fluida

Como a contraproposta dos clientes é agilizada pelo CotAI, que interpreta as respostas e refaz a cotação quando necessário, a jornada de compra tornou-se muito mais ágil e fluida.

Segundo Tobara, o CotAI escalou rapidamente e todos os vendedores das unidades de medicamentos e materiais passaram a utilizar a ferramenta. Nos doze meses de operação, a taxa de assertividade aumentou drasticamente: de 33,7% no início para os atuais 99,2%.

Além do aumento de produtividade, o sucesso da ferramenta também pode ser medido pela melhoria na experiência do cliente. O NPS da Elfa está acima de 80, o que é considerado extremamente positivo.

A introdução do CotAI representou não apenas um avanço comercial e tecnológico, mas também uma mudança cultural significativa, na avaliação de Rodrigo Pereira, CEO da A3Data, parceiro estratégico do Grupo Elfa.

“Havia um receio inicial natural de um ambiente corporativo complexo e uma descrença na capacidade da IA de interpretar dados técnicos. A Elfa reverteu isso aproximando as pessoas do projeto, mostrando que a IA veio para empoderar, ajudar a vender mais e, consequentemente, aumentar a comissão do vendedor”, argumenta.

Segundo Pereira, a ferramenta tornou-se um grande habilitador de uma transformação digital na empresa, elevando o nível de maturidade em inteligência artificial. O impacto em receita e eficiência incentivou outras áreas do Grupo Elfa a buscar soluções de IA, inclusive impulsionando um programa de intraempreendedorismo.

Tecnologia por trás do CotAI

Na prática, o CotAI foi desenvolvido internamente, com o apoio da A3Data nas áreas de data lake e engenharia de dados, além do conhecimento especializado no setor de saúde. Tobara destaca que a consultoria é um dos maiores players de IA generativa da AWS no Brasil e que seu conhecimento de negócio foi fundamental na estruturação da ferramenta de cotação. Outro parceiro-chave foi a FCamara, focada no desenvolvimento back-end e nas integrações.

Tecnicamente, o CotAI é um produto nativo da nuvem e utiliza o data lake estruturado do Grupo Elfa, que integra informações de mais de 20 empresas adquiridas. A aplicação de técnicas de machine learning também foi essencial para alcançar a atual taxa de assertividade.

“Pessoas do time comercial, como enfermeiros e especialistas em medicamentos e materiais, foram integradas à estrutura de tecnologia para treinar os algoritmos, demonstrando a importância da sinergia entre o conhecimento técnico e o de negócio”, resume Tobara.

O executivo também revela os próximos passos para expandir o sucesso do CotAI, começando pela adoção da ferramenta por outras unidades de negócio do grupo. E mais: acompanhando a demanda dos clientes, a ferramenta será implementada no WhatsApp.

“A ideia é desenvolver uma camada de multiagentes — recursos de IA especialistas em medicamentos, materiais, precificação e logística — que se comunicam entre si para fornecer a melhor resposta ao cliente, com intervenção humana apenas para validação”, explica Tobara.

“O sistema também adaptará sua linguagem para diferentes regionalismos, respeitando a diversidade linguística do Brasil”, finaliza o executivo.